解决电子邮件过载
研究者Karen Renaud谈为何花费十年时间解决此问题，以及如何通过意识成为整理收件箱的关键。
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来自格拉斯哥大学和Modeuro咨询公司的一个研究团队最近要求伦敦电力公司的高管在发送邮件前三思。结果是办公室内的电子邮件减少了一半——更不用说每年因此节省了11,000小时的工作时间。
研究者Karen Renaud与正念杂志谈论了如何简单地意识到自己的电子邮件习惯改变了她的发送方式，以及她的研究团队为解决电子邮件过载提出的一些解决方案。
KR: 我已经做了大约十年的电子邮件研究。起初，我对中断及人们如何从计算机工作中的中断中恢复非常感兴趣。我们有一个软件可以记录一个人机器上的所有动作。（它不会显示他们输入的具体内容，只会记录他们在使用哪个应用程序。）我看到的是人们一整天都在电子邮件和其他许多事情之间来回切换，这往往发生在几分钟的间隔内。所以人们可能在一个文档中工作几分钟，然后跳到电子邮件，然后再回去。我注意到这种“嘻哈”行为持续了8个小时。这项工作后来变成了关于电子邮件压力的更大研究。
当时，我在自己的机器上安装了这个软件并观察了自己的行为，简直不敢相信。仅仅是看到这些数据就让我更加意识到，我所做的只是关闭我的电子邮件通知或关闭屏幕上的窗口，这样我的收件箱就不会一直吸引我。我发现这对我帮助很大，但如果我没有看到自己的行为，我想我不会在意。
MF: 意识部分似乎至关重要。Modeuro研究中的一个统计数据确实引起了我的注意，即办公室内电子邮件减少了52%。执行小组设定了将消息减少20%的目标，但办公室内的电子邮件流量实际上下降了一半。发生了什么？
KR: 我能想到的唯一类比是，我读过一篇关于交通的文章，上面说如果道路上有太多车，你希望减少15%的交通量，只需要让1%的人不开车。所以，高管们承诺发送更少的电子邮件，这一小的行为转变产生了巨大的雪崩效应。因为当你发送一封电子邮件时，它会产生更多的电子邮件，所以不发送一封意味着后续不会产生20封。这些人减少了20%，这就是效果如此大的原因，因为他们之前发送给其他人，那些人再转发给其他人，等等，而整个连锁反应不再发生。
MF: 当你回顾所有关于电子邮件行为和围绕电子邮件的压力的研究时，这项研究表明，让高层意识到他们如何使用电子邮件可以实际减少电子邮件，你怎么看？
KR: 是的，这感觉就像我在黑暗中摸索了很久，突然间一束光照亮了。我们知道十年前就有这个问题，但我们不知道如何应对。许多人试图通过提供工具来减少或管理收件箱来解决问题。多年来，这似乎是正确的解决方案。但实际上，我们完全走错了方向。
当Modeuro咨询公司的首席执行官Andrew Killick提出这个想法时，即让老板少发邮件，这看起来很简单，但非常有力。如果你想收到更少的邮件，你就必须发送更少的邮件。这听起来很显然，但就像历史上所有的发现一样，在所有人都知道后显得显而易见——很多人从未看到这一点。
MF: 我认为从这项研究中，任何想要减少电子邮件的人都可以学到一些东西。你能分享一些好的电子邮件礼仪吗？
KR: 如果你真的自律，早上阅读你的电子邮件，处理你能处理的事情，然后关闭它，然后做你需要做的事情。下午再打开你的电子邮件。不要整天阅读电子邮件。
在发送电子邮件之前，先思考一下：这是最好的方法吗？我应该打电话给别人，还是应该走到走廊去和他们面对面交谈？只是思考一下：电子邮件是最好的方式吗？如果是，仔细考虑如何措辞，因为很多时候误解是因为写邮件的人没有意识到自己会冒犯别人，但对方仍然感到被冒犯。
MF: 一项重要发现确实引起了我的注意，即大量进入某人收件箱的电子邮件中，通常不清楚他们应该如何处理这些信息。这清楚表明人们没有花时间确保他们的信息以最佳方式传达。
KR: 好吧，有些人会不断地发送电子邮件——我不知道该如何称呼他们，连续发送者——他们会向多人发送电子邮件，但不幸的是，你收件箱里的邮件太多了，以至于你会失去重要的信息。另一点是：只发送给绝对需要看到或需要采取行动的人。否则，如果你不断向别人的收件箱发送邮件，他们就会忽略你。这就像那个“狼来了”的故事。“哦，他总是给我发东西，这可能不重要。”
这个网络附加提供了与出现在2014年4月《正念》杂志中的文章相关的额外信息。