六个正念电子邮件规则
电子邮件可能是误解的温床。通过在按下发送之前放慢速度，您可以更周到地发送电子邮件。
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您是否曾经发送过一封电子邮件并立即想要收回？谁没有呢！我们可以如此迅速地撰写电子邮件，很容易写一些无意中冒犯他人或容易被误解的内容。电子邮件感觉几乎像是一场对话，但我们缺乏面对面或电话互动中的情感和社交线索。如果有任何具有挑战性的内容需要传达——尤其是当发送给多个人时——问题很容易出现。
以下是如何通过电子邮件更周到、有效地沟通的方法。
四个正念提示以更清晰地发送电子邮件
- 保持简短。 使用较少的词汇通常能带来更高的清晰度和更大的影响力。您的信息可能在混乱中迷失，所以保持简单。
- 问自己——我应该当面说吗？ 有些消息太过敏感、复杂或微妙，难以通过电子邮件处理。您可能必须亲自传递信息，在那里您可以阅读线索并进行交流。然后，您可以发送一条跟进的信息，重申从对话中得出的内容。
- 注意语气。 如果有情感内容，请密切关注措辞如何塑造语气。例如，如果句子短而急促，可能会听起来您显得生硬和生气。
- 考虑您的角色。 如果存在权力动态（例如，您正在写信给为您工作或向您汇报的人），您需要考虑这如何影响信息。来自上级的建议在电子邮件中可能听起来像命令。
尝试这个正念电子邮件练习
- 首先像往常一样撰写电子邮件。 尝试多使用回车键。屏幕上的短段落更容易阅读。
- 然后停顿，享受一次深呼吸。 将双手放在面前，活动一下手指，给它们一点休息。现在，将双手交叉放在脑后。向后靠，让脖子稍微休息一下。现在，您已经为下一步做好了准备。
- 思考接收此消息的人或人们。 他们会如何反应？您希望他们如何反应？他们是否理解您的意思？您是否可以简化它？他们是否会误解您并感到愤怒或冒犯，或者您是否试图拒绝或提供诚实的反馈时，他们认为您过于积极？
- 再次查看电子邮件并根据需要进行更改。 注意任何第一次可能遗漏的拼写或语法错误。
- 不要立即发送电子邮件。 如果时间不紧迫，将其保存为草稿，撰写其他消息或做些其他事情，然后再回来查看。
- 最后再检查一遍，然后按发送。