时间管理：7种技巧和3种工具帮助来访

时间管理：7种技巧和3种工具帮助您的客户

24 Aug 2023 by Alicia Nortje, Ph.D.

科学审查由 Maike Neuhaus Ph.D.

有效的时间管理并不是自然而然发生的。

正因为如此，时间管理书籍、技巧和软件比比皆是。

当指导您忙碌的高管客户或焦虑的患者走上更好的时间管理之路时，您可能不仅仅会感到选择过多，还会感到不知所措。

因此，与其一头扎进深水区，不如从这篇文章开始，我们将为您提供一个用户友好的时间管理文献概览。我们将讨论七种核心时间管理组件，并说明如何应用这些组件以及有用的工具和推荐读物供客户的日常生活使用。

既然时间紧迫，让我们开始吧！

在继续之前，我们觉得您可能会喜欢下载我们的三个生产力练习免费版本。这些详细的、基于科学的练习将帮助您或您的客户提高生产力和效率。

时间管理的重要性

时间管理是一组行为，帮助我们有效地利用时间来满足个人和职业生活的需求。尽管时间管理的定义因领域不同而有所差异，但Aeon和Aguinis（2017，第311页）提供了以下清晰且以个人为中心的解释：

“一种决策方式，用于帮助个体规划、保护和适应其时间以应对不断变化的条件。”

这三个组成部分不能简化为单一的灵丹妙药，能够解决所有时间管理问题。相反，不同的策略——如本文中概述的策略——针对时间管理的不同方面。

为什么时间管理很重要？

我们的时间和精力是有限的。我们需要合理分配它们，以满足各种责任，并照顾自己、家人和朋友以及处理工作相关任务。

通过更好地管理时间，我们可以满足所有责任、工作需求和目标。最重要的是，我们减少了感到压力过大、感觉自己失败以及其他心理健康问题的风险（Aeon & Aguinis, 2017）。

对现有文献的综合分析（Aeon & Aguinis, 2017）发现，时间管理：

正相关于多个幸福感指标（包括心理健康、工作满意度、信心、自尊）
负相关于压力
正相关于多个工作和学术表现指标，包括学业成功和自我报告的工作绩效

如果您仍然不认为更好的时间管理很重要，请观看Brad Aeon的TEDx视频。

时间管理的哲学 - Brad Aeon

选择时间管理策略

在早期对时间管理的定义中，我们提到了三个核心组成部分：结构、保护和适应。

结构是指我们如何感知、测量和分配时间。
保护是指我们如何保护自己的时间不被浪费、误用或偏离计划。
适应是指我们如何应对意外任务或突发事件的能力。

在这篇文章中，我们将讨论七个关键时间管理策略，这些策略可以根据这三种成分进行分组。这种分类法有助于决定采用哪种策略。所有策略都有助于保护我们的时间和目标，但其中一些还满足了其他成分。

策略

结构

保护

适应

时间浪费者

完美主义

拖延症

说不

确定优先事项

深度工作

80/20

策略1：识别并消除时间浪费者

时间浪费活动耗尽了时间、精力和努力，却没有对整体输出/最终目标做出贡献（Gordon & Borkan, 2014）。

要识别客户依赖的时间浪费活动，请使用每日日记，记录他们的活动及其花费的时间（Gordon & Borkan, 2014）。一旦客户知道哪些时间浪费活动存在，他们就可以着手解决这些问题。

时间浪费者可以有多种形式，但存在多种实际解决方案来应对它们（见下表，改编自Gordon & Borkan, 2014）。

示例

解决方案

类型的时间浪费者：干扰或电子中断

查看新闻、电子邮件、社交媒体和消息渠道

为行政任务，包括检查邮件，预留特定时间。

类型的时间浪费者：混乱/杂乱无章

使用散乱的、不系统的文件系统，且未适当地计划任务和时间

采用有序的在线和离线文件系统。
每天结束时花30分钟计划第二天的任务。

类型的时间浪费者：物理中断

同事或家人在您专心完成任务时进入房间

工作时关门，并沟通这段时间应保持不受打扰。
安排专注时间。

类型的时间浪费者：会议

不清楚/未定义的议程和会议开始晚

所有会议都需要提前沟通明确的议程。
准时开始会议。
缩短会议时间。

类型的时间浪费者：死时间

通勤或等待

计划较小、较不紧张的任务作为死时间期间的任务

类型的时间浪费者：重复相同任务

撰写具有相同结构的多份报告，每月从头开始预算

尽可能自动化。使用模板。
不要多次完成同一任务。

类型的时间浪费者：拖延症

花费时间完成其他任务而不是集中精力完成手头的任务

即使只工作五分钟，也立即开始工作。
避免陷入焦虑或完美主义中反复思考。

策略2：远离完美主义

对完美的产品/成果过分关注会迅速破坏最好的计划。完美主义是一种适应不良的行为，特征是对自我批评、害怕犯错、自我怀疑和无法实现的标准（Rice et al., 2012）。

完美主义者在其职业和个人生活中很少体验到乐趣，因为他们过于关注自己的表现，并且更容易出现拖延症、心理困扰和多种心理综合症（Rice et al., 2012；Shafran et al., 2016）。

他们经常绕过一个不可达到的目标，反复循环，最终浪费的时间本可以重新分配到其他任务上（Shafran et al., 2016）。

除了本文中的其他策略，以下建议可用于帮助克服完美主义。

完美主义者依赖于二元思维模型（正确–错误）并且对错误的容忍度低（Shafran et al., 2016）。帮助您的客户认识到项目永远不会完美，采用更温和的内心声音，并安排反馈时间。
在设定目标时，将任务分解成更小、可实现的目标，并明确期望。例如，第一个目标是产生一个包含错误但结构正确的初稿。对于第二个目标，客户可以专注于精炼文章并纠正拼写错误。
“完美的”工作是无法达到的，“完美”通常定义不明确。相反，识别项目中对结果影响最大的核心方面，以达到与“完美”相同的结果。专注于这些方面而不是不太重要的方面。

策略3：消除拖延症

拖延症是一种避免行为，它形成了一种负面循环，在这种循环中，个人知道任务的结果是重要的，但任务本身会产生负面体验（van Eerde, 2003）。

拖延症有很多形式，并伴有诸如内疚和失败恐惧等负面情绪。整个体验是充满压力的，这是客户想要避免或改变的（van Eerde & Klingsieck, 2018）。

消除拖延症始于意识然后进行干预（van Eerde, 2003）。

根据对四种不同干预措施的元分析，最有效的干预措施是认知行为疗法，无论是否包含时间管理策略，例如将任务分解成更小的部分、优先级排序、目标设定或有效管理时间（van Eerde & Klingsieck, 2018）。

另一种有效策略是力量和果断训练（van Eerde & Klingsieck, 2018；Visser, et al., 2017）。在这种培训中，学习者被教导如何识别和应用他们在拖延的情况下可以使用的个人优势。这些在认知行为框架内非常有效。

策略4：拒绝额外工作

被要求承担额外工作的同时尝试满足现有工作任务是非常常见的。然而，承担额外工作的含义是：

我们有更少的时间来满足现有的工作负担，增加了失败的风险。
感到压力和焦虑，担心满足目标的可能性增加。

接受这样的额外工作通常不是个人的最佳利益。以中立的方式实践拒绝，明确额外工作对可用时间的影响（Beagrie & McGee, 2007）。以下是一些示例：

请求

回应

展示新、无关任务对截止日期的影响。

请你也做这个任务？

如果我做了这项工作，那么我就没有时间按时完成X。

展示新增、意外变化对截止日期的影响。

请你也把这些功能添加到现有项目中？

如果我们把新功能加到项目中，那么我们就没足够的时间完成原始设计的截止日期。哪个更重要：新功能还是原始设计？

防止请求绕过经理。

同事绕过经理分配/请求新工作。

我承诺完成X的截止日期。经理知道这项额外工作以及它如何影响那个截止日期吗？

不可能仍然是不可能的。

工作请求被描述为紧急，并带有不现实的截止日期（例如，立即、昨天、业务结束）。

为了完成这项工作，我需要执行X，这将需要大约Y小时/天/周。没有足够的时间在截止日期前完成。考虑到工作量和复杂性，更合理的日期是Z。

这是一个快速指南：职场果断。

策略5：确定优先事项

并非所有任务都同等重要或紧急。

了解哪些任务最重要并给予更高优先级和更多关注至关重要。例如，忽视一周后到期的项目而专注于三天后到期的项目就是一个优先级差的例子。

艾森豪威尔矩阵

一个有助于确定优先级的有用方法是使用艾森豪威尔矩阵（Covey, 1991）。任务分为两个维度：重要性和紧迫性。

要对任务进行分类，从截止日期开始向后工作，从高紧迫性到低紧迫性。紧迫性指的是任务截止日期的即时性。在紧迫性类别下，即将到期的任务是紧迫的，而以后到期的任务则不紧迫。

然后，每个任务再添加一个额外分类：重要性。通过看任务对长期目标的影响和贡献来评估每个任务的重要性。对主要目标有贡献的任务具有高重要性，而不贡献的任务则不重要。

因此，所有任务都会被归类为紧迫或不紧迫，并且也被分类为重要或不重要。

您的矩阵应该看起来像上面的图像，任务应从左到右按优先级排列，从顶部行开始。

做 – 优先级1
左上象限中的任务在这两个维度上都很高。这些是最紧迫的任务，需要立即注意。它们应首先完成。
计划 – 优先级2
重要但不紧急的任务（右上象限）还没有具体的截止日期。这些任务应分解为更小的任务或安排在以后。
分配 – 优先级3
紧迫但不重要的任务（左下象限）不需要您的个人关注。相反，这些任务可以委托给其他人。
删除 – 优先级4
右下象限的任务最少重要且不紧急。它们可以被丢弃或留待工作负荷较低时再做。

然而，并非所有任务都可以同时高重要性和高紧迫性。如果是这样，需要部署优先级，否则个人将变得不堪重负和过度承诺。

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策略6：专注于深度工作

深度工作指的是在安静、无干扰的环境中，以高度专注和集中注意力的能力（Bhargava, 2016; Newport, 2016）。

在这种环境下，我们的认知能力就像肌肉一样得到锻炼。我们的集中和生产能力得到了最大程度的伸展，并随着时间的推移而提高。这种心理体验类似于心流状态，其特点是高度集中和专注，时间感消失（Csikszentmihalyi, 1990）。

深度工作最适合需要绝对专注的挑战性工作，但在日常生活中由于干扰难以实现。因此，深度工作被视为一种可以通过定期练习磨练和改进的技能，与其他任何技能类似。

当试图提高深度工作技能时，请从以下几点开始（Bhargava, 2016; Newport, 2016）：

分配大量时间用于不间断的专注（即，没有时间浪费者，没有干扰）。
早上分配这段时间，那时你会感到精力充沛和有动力。不要在之前查看电子邮件或其他通讯，以免分心。
类似于锻炼，计划足够的休息和睡眠。只有通过休息才能持续以相同的节奏工作。因此，将更轻松、认知要求较低的任务分配给其他工作时段，并安排时间恢复。

策略7：遵循80/20法则

80/20法则，又称帕累托原则，是关于不平衡的。投入时间和产出并不相等（Vaccaro, 2000; Koch, 2011）。

进一步举例说明：

20%的时间会产生80%的工作。想象一下您的客户有一个演示文稿要准备。编写一个粗略但全面的草稿（80%）将花费很少的时间（20%）。
然而，剩下的20%的工作将花费大约80%的时间。即使大部分工作已经完成，剩下的工作需要细化演示文稿（20%），将花费相当多的时间（80%）。如果您的客户计划只在剩下20%的时间内完成这项工作，他们将无法按时完成。
20%的工作是关键，而80%的工作是次要的。了解如何优先考虑20%的关键工作而不是80%的次要工作对于管理时间和工作负载至关重要。

基于此，规划日程时，请执行以下操作（Vaccaro, 2000）：

不均匀地分配可用时间，以考虑80/20的划分。为修订、修正和反馈留出充足的时间。
浏览任务并将其分类为属于20%或80%类别。20%的任务是关键的，产生显著结果，并直接影响其他目标。80%的任务是紧急但可选的，花费的时间比预期长，并且令人疲惫。
在处理大项目时，将子任务分类为20%或80%。始终优先考虑关键任务（20%）而不是非关键任务（80%）。

PositivePsychology.com的时间管理工具

PositivePsychology.com为读者提供了一个广泛的工具集，可以帮助管理时间或消除时间浪费者。

目标设置活动

生产力和目标设置是我们博客上的热门话题。如果您不知道从哪里开始，我们建议这篇文章：目标设置活动、练习与游戏。它引用了各种工具，帮助客户识别和设置他们的目标，包括应用程序、工作表、一对一和小组练习等等。

17项生产力和工作效率练习

我们最优秀的工具之一，可以帮助您和您的客户管理他们的时间，就是这个出色的集合17项生产力和工作效率练习。

这些练习涵盖了本文中讨论的七种策略以及其他内容。该套件包括一本简短的介绍手册，介绍了生产力，并附有17项基于科学证据策略的练习。

其中一个练习侧重于发展深度工作，另一个使用80/20原则。所有这些都是作为一个综合套件提供的，非常适合希望扩展处理客户的工作相关问题、时间管理问题或生产力问题的工具箱的从业者。

动机和目标设定大师班

这门卓越的大师班深入探讨了动机和目标设定的主题，是从业者的培训工具。

它伴随着17项生产力和工作效率练习，探索了工作场所关切和挑战的另一个方面。美国心理学会认可了这门大师班，从业人员将在完成课程后获得九个继续教育学分。

一条带回家的信息

几十年来，人们已经认识到时间的有限性质及其有效管理的重要性，最早可以追溯到1950年代（Claessens et al., 2007）。我们知道有效的时间管理对于成功的目标设定、按时完成任务和管理压力至关重要。

“但是怎么做到呢？”您问，我们听了。

在这篇文章中，我们探讨了七种不同的策略，每种策略都集中在时间管理的一个核心组成部分上，讨论如何更好地组织任务，优先考虑截止日期，保护时间和注意力不受干扰，以及更聪明地工作而不是更辛苦地工作。

记住，有些策略可能不适合您的客户，他们可能需要尝试几种策略才能找到适合的一种。但最重要的是要认识到时间管理是一项技能。我们可以学习如何做到这一点，我们所有人都可以改进。

文中列出的策略和书籍列表是不完整的；还有很多其他策略。如果您成功使用了某种技术，或者开发了一种新颖的方法，请在评论中与我们分享。书籍推荐也很受欢迎！

我们希望您喜欢阅读这篇文章。别忘了下载我们的三个生产力练习免费版本。

常见问题

拖延症如何影响您的时间管理？

拖延症减少了我们有效管理时间并按时完成任务的能力，因为我们花费很长时间才开始实际工作。当我们最终开始时，留给完成工作的剩余时间较少，增加了感到压力、焦虑和失败的可能性。

时间管理是技能还是品质？

时间管理是一项技能。它是个人可以学习和改进的一系列行为。

时间管理的定义是什么？

时间管理是“一种由个人用于规划、保护和适应其时间以应对不断变化条件的决策方式”（Aeon & Aguinis, 2017, 第311页）。

参考文献

Aeon, B., & Aguinis, H. (2017). It’s about time: New perspectives and insights on time management. Academy of Management Perspectives, 31(4), 309–330.
Beagrie, S., & McGee, L. (2007). How to… say no. Occupational Health & Wellbeing, 59(8), 24.
Bhargava, P. (2016). Deep work: A productivity superpower. Current Problems in Diagnostic Radiology, 46(1), 1–2.
Claessens, B. J., Van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel Review, 36(2), 255–276.
Covey, S. R. (1991). The seven habits of highly effective people. Covey Leadership Center.
Csikszentmihalyi, M. (1990). Flow: the psychology of optimal experience. Harper and Row.
Gordon, C. E., & Borkan, S. C. (2014). Recapturing time: A practical approach to time management for physicians. Postgraduate Medical Journal, 90(1063), 267–272.
Koch, R. (2011). The 80/20 principle: The secret of achieving more with less (updated 20th anniversary ed.). Hachette.
Newport, C. (2016). Deep work: Rules for focused success in a distracted world. Hachette.
Rice, K. G., Richardson, C. M., & Clark, D. (2012). Perfectionism, procrastination, and psychological distress. Journal of Counseling Psychology, 59(2), 288.
Shafran, R., Coughtrey, A., & Kothari, R. (2016). New frontiers in the treatment of perfectionism. International Journal of Cognitive Therapy, 9(2), 156–170.
Vaccaro, P. J. (2000). The 80/20 rule of time management. Family Practice Management, 7(8), 76.
Van Eerde, W. (2003). Procrastination at work and time management training. The Journal of Psychology, 137(5), 421–434.
Van Eerde, W., & Klingsieck, K. B. (2018). Overcoming procrastination? A meta-analysis of intervention studies. Educational Research Review, 25, 73–85.
Visser, L., Schoonenboom, J., & Korthagen, F. A. (2017). A field experimental design of a strengths-based training to overcome academic procrastination: Short-and long-term effect. Frontiers in Psychology, 8.

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