电子邮件礼仪

自我提升

如何在工作邮件中显得更专业和自信

遵循以下提示来提高你的电子邮件水平

无论你喜欢还是讨厌电子邮件，在大多数工作场所它已成为首选的沟通方式。全球每天发送超过2000亿封电子邮件。我们大多数人通过电子邮件进行的工作相关对话比面对面的对话还要多。

但是，我们多久停下来考虑过我们的电子邮件的影响？电子邮件的主题、结构和措辞可以显著影响我们在同事、客户和供应商眼中的形象。

“由于电子邮件在企业界的普遍性，我们如何使用它确实很重要，”职业教练和招聘专家Krystin Morgan说。

这就是电子邮件礼仪的用武之地，它是网络礼仪的一个子集。“电子邮件礼仪就像日常生活中的礼仪一样——这是一种在电子邮件互动中表现出礼貌和尊重的方式，”Morgan说。

如果你想提升你的电子邮件水平，我们为你提供了一些技巧和策略，以更好地掌握电子邮件礼仪和更有效的职场沟通。

概览

掌握电子邮件礼仪可以帮助你显得更加专业、自信和可信。此外，它可以帮助你有效沟通并防止任何不必要的误解。

简洁明了的主题行、适当的问候语、专业的语气、正确的格式和最后的校对可以大大提升你的电子邮件看起来和听起来的专业度。

现在是时候升级你的技能了！

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MirageC / Moment / Getty 图片

电子邮件礼仪的重要性

良好的电子邮件礼仪有几个重要的原因：

• 专业性： 良好的电子邮件礼仪会创造一个积极的第一印象，并展示出一种整洁的形象。“在一些公司里，你可能只会通过电子邮件与人交流，这意味着如果你想要建立一个强大的职业关系，邮件的重要性就很高，”Morgan说。
• 清晰度： 遵守电子邮件礼仪的规则可以帮助确保你的信息被清楚有效地传达。这可以避免因沟通导致的任何混淆和挫败感，Morgan解释道。
• 协作： 正确的电子邮件礼仪促进了尊重和谐的工作环境，使每个人都能和谐地合作。它可以防止误解，避免冒犯，并帮助你建立牢固的关系。
• 可信度： 实践良好的电子邮件礼仪展示了专业性和注意细节。这建立了同事、客户和其他通过电子邮件与你互动的人的信任和信誉。

使用良好的电子邮件礼仪可以避免因沟通而导致的混淆和挫败感。

— Krystin Morgan，职业教练

电子邮件礼仪的提示

以下是一些电子邮件礼仪的提示，帮助你在通讯中显得更专业和自信：

• 撰写明确的主题行： 邮件的主题应该清晰、简洁且具有信息性。它应准确反映邮件的内容。
• 适当称呼收件人： 在邮件开头礼貌地称呼收件人，如果适用的话，使用他们的姓氏和头衔。例如：“尊敬的约翰逊博士”或“您好史密斯女士。”如果不适合，也可以使用昵称！
• 添加问候语： 你可以给邮件加上问候语，使其更个性化。对于熟人，可以说“早上好”或“希望你的一周有个好的开始。”对于第一次联系的人，可以说“希望这封邮件找到你很好。”
• 保持专业语气： 清晰专业地写作，保持语气友好、积极和尊重，同时要意识到通过电子邮件阅读语气的难度，Morgan说。
• 避免随意语言： 在工作相关的邮件中避免使用表情符号和非正式语言。尽量不要使用幽默和讽刺，因为它们有时会通过电子邮件被误解。即使你对某事有强烈的感受，也不要使用全大写字母或添加多个感叹号。
• 简洁明了： 保持邮件简短、清晰和有针对性。提供所有必要的上下文和信息，不要啰嗦。
• 格式化以优化可读性： 结构化你的邮件，使其易于阅读和理解。使用短段落、项目符号列表和加粗文本突出关键点。
• 发送前校对： 在发送之前仔细检查邮件是否有语法错误或拼写错误。拼写和语法检查器可以帮助你完成这项工作。你最不想被注意到的是错误！
• 礼貌地结束： 以礼貌的方式结束你的邮件，如“此致敬礼”、“最好的祝愿”或“谢谢你”，然后附上你的名字、职称和联系方式。
• 注意附件： 不要忘记包含你打算发送的所有附件。在邮件中提及附件，并保持文件大小合理。

不良的电子邮件礼仪可能会让你被贴上“难相处”或“不愉快”的标签，这对职场不利。

— Krystin Morgan，职业教练

电子邮件通信的最佳实践

我们请专家分享一些电子邮件通信的最佳实践：

• 及时回复： 及时回复收到的邮件，即使是简单告知对方稍后会详细回复。Morgan建议，尽量在24小时内回复大多数邮件，尤其是需要紧急关注的邮件。
• 明智地使用Cc和Bcc： 合适地使用Cc（抄送）和Bcc（密送）字段。Cc用于让其他人了解情况，而Bcc则用于在不透露收件人电子邮件地址的情况下发送副本。
• 谨慎使用回复所有人： 不要养成让别人的收件箱变得杂乱的习惯，比如不需要地回复所有人或转发垃圾邮件，Morgan说。“一个好的规则是问问自己，如果是面对面交流，你会这样做吗？”
• 给人们时间回应： 不要在发送消息后立即催促对方回复，Morgan建议。“给他们足够的时间回复后再跟进。”
• 礼貌地跟进： 如果你在等待对方回复或需要跟进之前的邮件，请礼貌地跟进，不要过于急切。
• 保持良好的收件箱卫生： 保持收件箱有序可以帮助你感觉自己掌控一切。每天安排几个时段专门查看和回复邮件。分类和标记收到的邮件，以便轻松找到。取消订阅并举报任何不需要的垃圾邮件，以免堵塞你的收件箱。

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职场中的电子邮件礼仪

以下是在职场中遵循的一些电子邮件礼仪规则：

• 使用专业的电子邮件地址： 如果你在公司工作，务必使用公司提供的电子邮件地址进行所有工作相关的通讯。如果你是自由职业者，创建一个简单、清晰且专业的电子邮件地址，使用你的名字或公司的名字。
• 注意时间： 除非绝对必要，否则避免在工作时间之外发送电子邮件。尊重他人下班后的权利。
• 离线时设置自动回复： 如果你要离开，设置一个自动回复消息，告诉人们你不会查看邮件。消息应简洁，告知他们何时回来以及谁可以联系处理紧急查询。
• 将电子邮件链接到协作工具： 将工作电子邮件地址链接到协作工具可能是有帮助的，这样当有人安排会议、与你协作项目或在不同平台上分配任务给你时，你可以得到通知。否则，你可能会错过重要更新。
• 区分内部和外部邮件： 注意你发送的邮件是针对组织内的人还是外部的人。相应地调整你的语气、信息和共享的信息。
• 维护数据隐私： 维护电子邮件中的数据隐私很重要，所以确保不要将信息或附件发送给不应拥有这些信息的人。记住，你的工作场所可能会监控你的电子邮件。
• 记录重要信息： 记录电子邮件中的重要对话是有帮助的，以减少关于时间表和交付物的任何模糊性。确保在电子邮件中清楚提到关键点和截止日期，并获得书面确认。这不仅对所有相关人员都有帮助，而且确保了责任，防止了“甩锅游戏”。

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要点

在当今数字化时代，掌握电子邮件礼仪不再是可选的，而是必不可少的。记住，你的电子邮件是你和个人品牌的反映。下次点击发送按钮时，请确保邮件符合你的个人品牌。

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